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肺炎疫情下关于质量、环境和职业健康安全管理体系运行的一些建议

2020-02-04 16:17

  2020年春节时刻,新型冠状病毒肺炎的疫情在武汉暴发,全国各地展开疫情保卫战。随着疫情的不断扩散,疫情及其防控已经成为各单位面临的内外部环境也受到影响。那么可以从哪些方面考虑对我们的管理体系的影响,以及如何应对呢?  

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1)合同订单的影响  

a)与顾客沟通,原有的合同订单是否仍然有效。是否需要变更(数量、交货期等),以及协商这些变更产生的影响。应充分评估疫情形势下顾客的结算能力。  

b)自我评估交付能力,如有交付风险,应尽早与顾客沟通,以尽可能降低双方风险。必要时,应将单位的状态及应对策略告知顾客。交付风险还包括交通运输、及相关方停工等导致的异常。  

c)主动调查外部供方的供货和交付能力,了解他们及他们的供方面临的较大风险,采取必要的措施降低外部供方异常(如出现感染)导致的风险。  

以上协商和沟通应考虑人员间往来的不便,以及相互的疫情防控要求。  

2)生产和运营的影响。  

生产和运营领导层,要考虑:  

a)劳动力是否能如期地配置到位。如无法满员,如何弥补。新员工、换岗人员的能力培训如何组织。  

b)疫情防控要求下的生产和运营的组织方式是否需要变更,如降低人员密度、减少接触机会、临时取消部分会议等。必要时在征得顾客同意的情况下变更产品/订单要求,以降低风险。  

c)是否需要对产品采取防止污染的措施,防止病毒通过产品或包装物传播。  

3)环保工作的影响。  

由于疫情防控的要求,各单位通常需要采用适当地杀菌灭虫措施。应控制疫情防控产生的污染和废弃物。  

4)职业健康安全工作的影响。  

各单位应考虑本地政府、专业机构的要求,在单位管辖范围内采取必要的疫情防控措施,辨识感染风险,策划预防和控制措施。这可能要考虑员工返厂如何排查健康状态(排查的场所、设施、时机、工作人员配置、沟通和报告、应急措施等),如何控制外部人员,如何预防内部人员受到感染,失控的紧急情况及应急措施等。  

肺炎疫情下的质量、环境和职业健康安全管理体系运行建议  

最高管理层应为体系运行提供充足的资源。  

针对疫情的重大风险,应形成文件化的管理方案和记录。  

5)内审、管理评审、迎接外部审核等体系工作的影响。  

最高管理层、管理者代表、体系专员应考虑疫情形势下的人员聚集导致的风险,采用互联网技术、文件评审等方式来组织内审和管理评审。也可以变更体系运行计划,推迟这些活动。  

应建立疫情应对的组织机构,落实责任。针对关键场所、关键时期安排必要的监督检查。  

各单位应与合作的认证机构保持沟通,讨论并确定外部审核的时间和方式。  

6)经营计划和目标的调整。  

因全国疫情对本单位的影响,需要考虑年前或年初编制的2020年经营计划或质量、环境和职业健康安全专项计划是否需要修订,以适应形势的需要。这些调整包括经营目标指标及实现的具体措施、考核评价等。  

7)机遇辨识及灾后恢复计划。  

虽然全国疫情对单位的生产经营可能是灾难性的,但仍然要考虑是否存在体系改进的机遇。这些机遇可能有:  

a)生产和经营的组织方式的优化。如机器人技术、互联网技术、外包等。  

b)有充足的时候审视管理体系,整理和改进管理体系文件,提升管理体系的适宜性。  

c)疫情可能会产生一些新的市场需求,可能会改变供应链关系,也可能会淘汰一些无法应对疫情形势的竞争对手,从而出现战略机遇。  

调整经营计划时要考虑灾后如何恢复。恢复工作可能涉及异常期间的工作补救措施(如对产品质量的回访、补充内审等)、人员培训、市场开拓、外部供方优化(如淘汰一些能力低下的供应商)、体系的反省和改进等(可能需要考虑重新组织环境因素和危险源的排查,重新评价风险,评估原有措施的有效性等)。

众志成城,环泰集团与大家共同抗“疫”!

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